Så hanterar vi fiktiva personnummer på FörsäkringsGirot

Personnummer och samordningsnummer tilldelas av Skatteverket. Om arbetsgivaren lägger in en person som ännu inte fått ett giltigt personnummer eller samordningsnummer i sitt lönesystem i syfte att till exempel kunna rapportera Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) till Skatteverket så kan personen dessutom komma med i lönefilen till FörsäkringsGirot.

Det har tidigare varit möjligt att skicka in lönefiler som innehållit fiktiva personnummer i de fall sådana förekommit i lönesystemet, till exempel i de fall en anställd inte ännu fått giltigt samordningsnummer eller personnummer. Det har lett till problem och onödig hantering i FörsäkringsGirots system. Särskilt i de fall som dessa inte fångats upp korrekt utan rapporterats vidare till försäkringsleverantörer och rådgivare med felaktiga uppgifter. Dessutom finns det en potentiell risk för brott mot GDPR om samma fiktiva personnummer används av två arbetsgivare.

Från och med mars månads rapportering kommer lönefilen fortfarande att hanteras som vanligt men personer med fiktiva personnummer kommer inte längre att importeras in i FörsäkringsGirots system.

När ett riktigt personnummer kommer i lönefil skapas ett inträde i Förändringsrapporteringen. Hur detta ska hanteras beror på vilken typ av pensionsplan den anställde tillhör.

Om det är en årslön, som till exempel för ITP2 så räcker det att ni i förändringsrapporteringen säkerställer att korrekt lön och korrekt anställningsdatum finns i inträdet. Om det däremot avser en premiebestämd plan som till exempel FORA eller ITP1 behöver samtliga månaders bruttolön rapporteras genom att klicka på knappen ”lägg till” i förändringsrapporten.
Om ni årsrapporterar bruttolöner till FORA genom COINS behöver dessa löner uppdateras även på anställningskortet och här behöver ni kontakta vår kundtjänst på kund@fgirot.se eller via 08–522 52 900. Via SafePoint meddelar ni vilken anställd detta avser samt kontant utbetald bruttolön för de månaderna innan korrekt personnummer fanns.

Om den anställde haft ett samordningsnummer kommer denna rutin att kvarstå. Kontakta då vår kundtjänst på kund@fgirot.se eller via 08–522 52 900. Men om det är ett fiktivt personnummer behövs inte längre en sammanslagning av personposterna, men kompletteringar kan behövas, se detaljer under frågan: Vad gör jag när en anställd får ett riktigt personnummer eller samordningsnummer och ska rapporteras in?

FörsäkringsGirot kommer i samband med att spärren aktiveras även gå igenom och radera personer med fiktiva personnummer. Undantaget är personer som genom systemet har rapporterats till försäkringsgivare och personer som förekommit i försäkringsfakturor. Men om personen också finns i systemet med korrekt personnummer eller samordningsnummer så kan ni som tidigare kontakta oss på kund@fgirot.se och begära en sammanslagning av personposterna.

Tveka inte att kontakta oss på kund@fgirot.se