VR är en av Europas ledande operatörer inom kollektivtrafiken och i Sverige hjälper man cirka 170 miljoner resenärer varje år att komma fram till sina resmål. Med cirka 4000 medarbetare, 800 bussar, 140 tåg och 50 spårvagnar skapar VR moderna transportlösningar där säkerheten alltid kommer i första hand.
Hösten 2016 konstaterade VR att de inte var nöjda med hur situationen såg ut kring hanteringen av de anställdas tjänstepensioner och man påbörjade en utvärdering av de lösningar som marknaden har att erbjuda. Valet föll slutligen på FörsäkringsGirot och man inledde ett arbete med att säkerställa rätt premieavsättningar både framåt och retroaktivt med kontrollfunktioner i flera led.
”Känslan i kroppen när ordet tjänstepension diskuterades på arbetsplatsen förut gav mig kalla kårar. Men nu känns det annorlunda och mycket tryggare sen vi inledde ett samarbete med FörsäkringsGirot. Vi har en partner som är kunniga, engagerade och ger oss trygghet i att våra anställda får rätt pensionsavsättningar, säger Emelie Lundebo på VR”
”Jag har jobbat på löneavdelningen sen 2013 och vi har haft utmaningar med tjänstepensionsavsättningarna så länge jag kan minnas. En av anledningarna är att det aldrig riktigt har fungerat att hantera avvikelser i lönesystemet. Vi har försökt på olika sätt att lösa detta då vi tycker att det borde fungera i lönesystemet”, berättar Emelie Lundebo.
Lösningen blev att inleda ett samarbete med FörsäkringsGirot som idag kvalitetssäkrar hela den administrativa processen åt VR. FörsäkringsGirot säkerställer rätt pensionsgrundande inkomst, identifierar och åtgärdar avvikelser samt genomför korrekt rapportering till försäkringsbolagen och övriga aktörer. FörsäkringsGirot administrerar fakturaflödet, utför betalning och levererar därefter en bokföringsfil och korrekta skatteunderlag till VR.
Processen ser ut som sådan att VR levererar en rådatafil från lönesystemet varje månad till FörsäkringsGirot. FörsäkringsGirot går igenom vilka lönearter som ska vara pensionsgrundande och vilka som inte ska vara det. Alla anställda körs genom FörsäkringsGirots system COINS för att säkerställa rätt beräkningar och därmed rätt avsättningar till de anställdas tjänstepensioner och försäkringar. När allt är kontrollerat och godkänt skickas rapporteringen iväg till VR försäkringsleverantörer. Efter kontroll av rätt fakturering gentemot rapporterade anställningshändelser skickas en bokföringsfil till VR:s ekonomiavdelning vid varje månadsbokslut.
På VR har man märkt att frågorna från personalen kring tjänstepensionen under de senaste åren har ökat. Allt fler anställda efterfrågar rådgivning och löneväxling än för några år sedan. ”Vi känner en mycket större trygghet i att det blir rätt nu. Vi har försökt länge själva med konsulter för att få till rapporteringen till Collectum och andra försäkringsaktörer men inte lyckats på ett bra sätt, berättar Emelie. Det finns också en stor ekonomisk uppsida med att betala rätt tjänstepension till de anställda”, avrundar Emelie Lundebo.