Administration av tjänstepension kan tyckas vara enkelt. Men det är tyvärr inte så verkligheten ser ut. Hanteringen av tjänstepension kräver bland annat en väl genomtänkt och dokumenterad pensionspolicy, detaljerade rutiner och djup kompetens om ett väldigt komplext område. Med insikt om vilka risker som finns och hur du kan få hjälp för att minska riskerna, kan du vara trygg i din tjänstepensionshantering.
Som arbetsgivare har du ett långtgående ansvar för att dina medarbetare får rätt tjänstepension den dag det är dags för medarbetaren att gå i pension. Eftersom hanteringen av tjänstepensioner är komplex på många olika sätt så finns det tyvärr en inbyggd risk att det blir fel. Och till skillnad från till exempel felaktig löneutbetalning tar det oftast tid innan felen uppdagas. Det i sin tur kan innebära kostsamma och tidskrävande rättningar för dig som arbetsgivare.
Pensionskostnaderna i de flesta företag är en av de absolut största kostnadsposterna i de flesta företag, vilket medför höga krav på att ha full koll på bolagets tjänstepensionshantering.
Det första steget för att minska riskerna och sätta in åtgärder är att vara medveten om vilka risker du står inför.
De största riskerna du och din verksamhet har att hantera är finansiella risker, skatt- och avdragsrättsrelaterade risker och varumärkesrisker.
Den mest uppenbara risken är såklart att du betalat in för lite tjänstepensionspremier till dina anställda och därför behöver sätta av kapital retroaktivt plus den värdeökning som den anställde har gått miste om. Något som kan uppgå till stora summor då felaktiga inbetalningar kan ha pågått under lång tid innan de uppdagas.
Du kan även ha betalat in för höga tjänstepensionspremier, vilket inte alltid går att kräva tillbaka från försäkringsbolaget – om det ens upptäcks.
För tjänstepension finns särskilda skatteregelverk, framför allt kopplat till avdragsrätten. Avdragsreglerna ska tillämpas för alla arbetsgivare oberoende av om det finns kollektivavtal eller inte, regelverket gäller per anställd (det vill säga inte för hela bolaget) och det finns flera olika typer av pensionsavsättningar som dessutom beskattas olika. Gör du fel här, blir det onödigt kostsamt för dig som arbetsgivare, både i termer av faktiska kostnader och i termer av ineffektivitet.
Skulle dina medarbetare upptäcka att den framtida pensionen har blivit felaktigt hanterad finns risk för missnöje och förlorat förtroende hos medarbetarna. Det finns också exempel där felaktig tjänstepensionshantering har skapat en bredare negativ publicitet för bolaget externt.
Pensionspolicyn och förmånspaketet blir en allt viktigare ingrediens i att vara en attraktiv arbetsgivare för att både behålla och locka kompetenta medarbetare. Det kan bli en dyr läxa om du som arbetsgivare inte lever upp till dina medarbetares förväntningar eller har full koll på ditt ansvar.
Genom att vara medveten om dina risker kan du göra något åt dem. Ur vårt perspektiv handlar det om fyra delar; intern kompetens, extern expertis, ett digitalt systemstöd och att löpande göra kvalitetssäkrande kontroller.
Det första steget är att säkerställa att det finns intern kompetens. Med den interna kompetensen på plats vet ni vikten av en tydlig och komplett pensionspolicy, interna rutiner och att ta medvetna och kloka beslut inom området. Är du osäker på om du har den interna kompetensen på plats kan vi hjälpa dig att kompetensutveckla dina medarbetare och öka dina kunskaper inom tjänstepension.
Idag finns flera externa parter att anlita för att säkerställa en korrekt hantering av din tjänstepension.
Genom att ta in en extern partner som specialiserar sig på området kan du vara trygg med att hanteringen sker korrekt. Din externa expert bör även kunna vägleda dig i de frågor och funderingar som dyker upp, för att dels komplettera din egna kompetens, dels för att säkerställa korrekt hantering.
Läs mer om vad du ska tänka på vid val av extern partner.
Digitala lösningar kan både kvalitetssäkra processer samtidigt som de effektiviserar arbetet. Med hjälp av digitala lösningar kan du minska risken för manuella fel, och att avvikelser flaggas i tidigt skede.
Genom att välja en digital lösning som är utvecklad utifrån tjänstepensionens komplexitet, och som utvecklas för framtiden, kan du vara trygg i en korrekt hantering av dina medarbetares tjänstepension.
Med regelbundna kontroller och analyser kan du upptäcka avvikelser i ett tidigt skede. Samtidigt som du kvalitetssäkrar dina processer kan du säkerställa att tjänstepensionen hanteras korrekt för både arbetsgivarens och den anställdas bästa.
Utifrån en beräkningsmodell kan vi ge dig en uppskattning på vilka risker för faktiska felkostnader du sitter på.
På FörsäkringsGirot har vi sett till att anställda ska få rätt pension i över 30 år. Idag hjälper vi över 320 000 anställda inom 220 olika företag. Vår ambition är att tjänstepensionen ska vara precis lika rätt som lönen är varje månad och varje år.
Just nu pågår ett stort arbete med en uppdaterad teknisk lösning, för att du ska kunna vara trygg i att dina medarbetares tjänstepension hanteras korrekt och så automatiserat som möjligt, både idag och i framtiden.
Lär dig mer om vad vi på FörsäkringsGirot kan göra för dig.
Utifrån vår erfarenhet vet vi att administration av tjänstepension och försäkringar kan se väldigt olika ut hos arbetsgivare, och därmed behoven av stöd. Behöver du hjälp eller stöd med något av följande kan vi vara rätt partner för dig:
Lön: säkerställa pensionsgrundande lön, rätt beräkningar, rätt rapportering, rätt försäkrad, trygg månatlig process mm.
HR: säkerställa förmåner, infria medarbetarlöftet, spara resurser mm.
Ekonomi: kostnadskontroll, löneskatt, avdragsrätt, fakturahantering, korrekt bokföring mm.
Hör av dig till oss så berättar vi hur kan hjälpa dig att förenkla och effektivisera er administration och på så sätt spara tid och leverera korrekta förmåner till era anställda.
En utebliven eller felaktig löneutbetalning uppmärksammas ofta omgående. Tyvärr ser det inte likadant ut när det gäller pensionsinbetalningar. Trots att det handlar om medarbetarens framtida lön. Som arbetsgivare har du ett långtgående ansvar att det blir rätt. Och det är därmed en viktig fråga att hålla koll på.
Lär dig mer om hur du kan få kontroll på dina pensionskostnader.