En utebliven eller felaktig löneutbetalning uppmärksammas ofta omgående. Tyvärr ser det inte likadant ut när det gäller pensionsinbetalningar. Trots att det handlar om medarbetarens framtida lön. Som arbetsgivare har du ett långtgående ansvar att det blir rätt. Och det är därmed en viktig fråga att hålla koll på.
Tjänstepensionshanteringen kan lösas på flera sätt. Antingen löser du det internt med en eller flera personer som kan ta ansvar för att det blir rätt genom sin kompetens och eget systemstöd, eller så tar du extern hjälp i form av specialistkompetens och automatiserat och kvalitetssäkrat systemstöd.
Om du tar in en erfaren konsult eller arbetar med frågan internt finns det en risk att fastna i ett personberoende. Kompetens byggs ofta över tid, och med en särskild person som arbetar med frågan byggs kompetensen hos den individen. Vid organisatoriska förändringar eller vid avslutande av anställning eller uppdrag finns därmed risken att kompetensen försvinner från verksamheten.
Detta kan såklart lösas med att fler individer involveras i arbetet. Men ett visst personberoende kommer att kvarstå.
Med en extern leverantör kan du säkerställa att organisatoriska förändringar eller avslut inte påverkar den regelbundna verksamheten. Och att viktig information kring hur pensionshanteringen sker inte faller mellan stolarna.
En stor utmaning när det kommer till tjänstepensionsadministration är den stora komplexitet den kommer med. Du behöver vanligtvis förhålla dig till olika kollektivavtal, pensionspolicys, och flera leverantörer i form av försäkringsbolag, rådgivare eller andra partner för olika lösningar för rapportering och beräkning.
Kunskapen kring hur det hänger samman och samspelar tar tid att bygga upp, och som även är viktig att hålla uppdaterad. Inte minst eftersom regelverk och kollektivavtal förändras.
Många misstag som uppstår beror ofta på okunskap om regelverk, felaktiga uträkningar eller en generell oförståelse av hur administration av tjänstepension och försäkringar ska hanteras för att bli rätt. I våra granskningar har vi kunnat se att ungefär var femte anställd är felförsäkrad. Något som är möjligt att undvika om du har en kontrollerad och säker rapportering och administrationsrutin.
Att det kan bli fel emellanåt är inte konstigt. Men det viktiga är att ha en process för att säkerställa att misstag som sker uppmärksammas omgående och att det finns rutiner för att säkerställa en korrekt hantering hela vägen.
Genom att ta hjälp av en partner med expertiskunskap kan du få hjälp att säkerställa kontrollen av rapportering och avvikelser, och att kostnaderna är enligt förväntansbilden.
Kontroll över tjänstepensionen handlar inte bara om att säkerställa korrekt rapportering. Det handlar även om att kontrollera och följa upp försäkringsbolagens premiefakturor, bokföra korrekt, hålla rätt på avdragsrättsutrymmen och skattesatser och så klart möjlighet till analys och prognoser. Saker som kräver särskild kompetens, systemstöd och som är tidskrävande för en intern resurs.
För att säkerställa dina pensionskostnader samtidigt som du frigör tid och resurser internt är det viktigt att du hittar en partner som förstår dina behov och som har expertisen inom tjänstepension. Genom att ta in extern hjälp kan du få en ökad effektivitet, minskade risker och en kvalitetssäkring på att dina anställda får korrekt pension och försäkring.
Har du behov att se över din administration av tjänstepension och försäkringar? Eller bara höra hur du kan effektivisera arbetet och säkerställa att allt blir rätt?
Kontakta oss för en kort avstämning så berättar vi mer hur det fungerar och vad vi kan hjälpa dig med.
Ta del av ett insiktsdrivet och lärorikt samtal kring utmaningar och risker inom tjänstepensionsadministration.