Tjänstepension för anställda som tjänstgör utomlands är ett växande och angeläget ämne, särskilt sett till att allt fler svenska arbetsgivare verkar globalt. Om du befinner dig i ett globalt bolag och har, eller överväger att skicka ut personalen utomlands är det viktigt att förstå de utmaningar och risker som kan uppstå.
Den här artikeln riktar sig till dig som arbetare inom HR eller med personalförmåner, lön, skatter på ett företag med global verksamhet.
Utlandstjänstgöring kan anses vara ett av de mer komplexa HR-områdena. Och som kan bli kostsamt vid felaktig hantering. Både för dig som arbetsgivare och för individen. Några vanliga risker är felaktig rapportering av pensionsgrundande löner, dubbelbeskattning och felaktiga inbetalningar av tjänstepensionspremier.
På FörsäkringsGirot hjälper vi över 200 företag med deras tjänstepensionsadministration, vilket motsvarar ungefär 320 000 anställda. Av dessa är endast 0,07% registrerade som utlandsanställda, men mörkertalet är stort då många hanteras utanför FörsäkringsGirots system. Oavsett om medarbetarna är stationerade i Sverige, utomlands eller i båda, ser vi till att stötta er med korrekt rapportering av anställningshändelser, pensionsgrundande löner och andra viktiga frågor.
Globaliseringen och digitaliseringen medför en större rörlighet på arbetsmarknaden, där arbete kan utföras från andra platser än på det fysiska kontoret. Möjligheten att arbeta en tid utomlands lockar många, och kan vara en särskiljande faktor i ditt arbetsgivarvarumärke.
Den här utvecklingen medför dock en del utmaningar. Särskilt sett till HR, lön och förmåner som tjänstepension. Även om området kan verka smalt och begränsat, är det i själva verket mycket viktigt. Konsekvenser av felaktig hantering kan innebära stor ekonomisk påverkan på ditt företag.
För att kunna erbjuda dina medarbetare möjligheten att arbeta utomlands krävs det att du vet vad som gäller och hålla dig ständigt uppdaterad. Låt oss gå igenom några av de vanligaste utmaningarna och riskerna, och hur du ska hantera dem.
Som arbetsgivare är det viktigt att ha en heltäckande pensionspolicy på plats som ger dig tydlig vägledning i vilka förmåner som gäller och hur dessa ska tillämpas.
Ofta har du som arbetsgivare bråttom. Finns det då ingen policy på plats och det finns kanske inte heller tid att ta fram en, då ökar risken att det blir fel.
Så hanterar du det
Det första du behöver tänka på när du står inför utlandstjänstgöring är att uppdatera dig på området och ta fram en tydlig policy. Även med en policy kan det upplevas svårt att göra rätt och då får man arbeta vidare med policyn så att den är förankrad och känns lätt att följa. Det kan kännas som ett onödigt moment, och att saker kan lösa sig längs vägen. Och saker kan lösa sig på vägen men en utarbetad pensionspolicy är nödvändig.
Den största risken du och din medarbetare står inför är att lön, pension, och andra förmåner rapporteras felaktigt. Eller i värsta fall inte alls. Något som i sin tur kan medföra att din medarbetare går miste om socialförsäkring, allmän pension och tjänstepension. Vilket kanske inte uppmärksammas förrän flera år senare och kan resultera både ekonomiska och alvarliga konsekvenser för den anställde.
Så hanterar du det
Just eftersom det är så mycket som kan gå fel är det viktigt att ha tillgång till rätt kompetens, oavsett om du har den inom bolaget eller om du tar in extern hjälp.
Hantering av utsända medarbetare är komplex och innefattar flera moment utöver rapportering av korrekta pensionsgrundande löner. Därför är ett nära samarbete mellan avdelningarna och uttalade ansvarsfördelningar att rekommendera och är en förutsättning för att du ska kunna ha en felfri hantering framåt.
Det är viktigt att ha i åtanke vilken påverkan förändringar inom anställningen har för skatt, tjänstepension och förmåner. Både i hemlandet och i mottagarlandet. Saker som kan ha påverkan är till exempel förändring i lön, förmånspaket, anställningsform, utsändningsland och utsändningstid.
Så hanterar du det
Din pensionspolicy behöver tydliggöra vilka konsekvenser och olika val ger och hur förändringar ska hanteras. Detta för att förtydliga för alla involverade vad de olika delarna betyder och vilka följder det får för verksamheten och individen.
En tydlig kommunikation mot såväl individ som utsändande chef i vad som gäller i olika situationer är en förutsättning för att kunna hantera detta på bästa sätt.
För det första så är det stora skillnader på regelverken mellan olika länder. Det påverkar hur du som arbetsgivare ska och kan hantera lön, skatt, socialförsäkring och pensionsfrågor.
I Sverige är vi vana vid att ha trygga pensionslösningar och bra avtal kopplat till vår tjänstepension. Men så ser det inte alltid ut i det land som dina medarbetare skickas till.
Regelverk kring utlandstjänstgöring och utsändningar förändras löpande, och har de senaste åren blivit allt striktare. Detta beror ofta på de olika ländernas vilja att skydda sin skattebas och därigenom maximera sina skatteintäkter.
Så hanterar du det
Att vara medveten om hur regelverken och vilka skillnader som existerar är steg ett. Det är även angeläget att ha en god dialog mellan hemlandet och mottagarlandet för att fånga upp förändringar i regelverk som kan ha påverkan på utsändningen.
Och återigen är det viktigt att förstå om man har tillräckligt hög kompetens på området internt för att hantera de olika frågeställningar, eller om du behöver ta in hjälp från en extern expert.
I slutändan handlar det om att ha en heltäckande pensionspolicy och att ha tillgång till rätt kompetens. Oavsett om det är kompetens internt eller hos en extern part.
En tydlig policy och väl definierade regelverk minskar risken för misstag, och förenklar processen och kommunikationen kopplad till utlandstjänstgöring. Det säkerställer även en likabehandling för alla anställda, och det blir inte en fråga om förhandlingsmöjligheter och individens kunskap.
Med koll på regelverken i god tid före utsändningen får alla involverade möjlighet att lyfta fram eventuella frågetecken. För även om mycket går att rätta till i efterhand, kan det medföra stora konsekvenser, merkostnader och resursintensiva korrigeringar. Att göra rätt från början är alltid att föredra. Dessutom så framstår arbetsgivaren som kompetent och seriös när det sköts på rätt sätt från början.
Vill du fördjupa dina kunskaper inom utlandstjänstgöring och de utmaningar och fallgropar du behöver vara medveten om? Ta del av vårt webbinarium tillsammans med Linde Gas och BDO.
Utifrån vår erfarenhet så vet vi att administration av tjänstepension och försäkringar kan se väldigt olika ut hos arbetsgivare, och därmed behoven av stöd. Behöver du hjälp eller stöd med något av följande kan vi vara rätt partner för dig:
Lön: säkerställa pensionsgrundande lön, rätt beräkningar, rätt rapportering, rätt försäkrad, trygg månatlig process mm.
HR: säkerställa förmåner, infria medarbetarlöftet, spara resurser mm.
Ekonomi: kostnadskontroll, löneskatt, avdragsrätt, fakturahantering, korrekt bokföring mm.
Kontakta oss så berättar vi hur vi på FörsäkringsGirot kan hjälpa dig att förenkla och effektivisera er administration och på så sätt spara tid och leverera korrekta förmåner till era anställda.
Med utlandsanställda kommer vikten av att ha rätt processer, kunskap och dokumentation på plats. Det är inte bara avgörande för att undvika kostsamma misstag för dig som arbetsgivare, utan också för att säkerställa en trygg upplevelse för medarbetaren.
Ta del av insikterna i vårt inspelade webbinarium på temat.