Vilka arbetsgivare behöver stöd kring administration av tjänstepension och försäkringar?

Det finns ett stort behov hos arbetsgivare av stöd för att hantera de månatliga processerna kring administration och rapportering av tjänstepensioner, försäkringar och andra förmåner. Som marknadsledande aktör inom området levererar FörsäkringsGirot pensionsadministration för över 800 företag och 320 000 anställda varje månad. Genom vår erfarenhet har vi identifierat tydliga mönster i arbetsgivares behov och hur dessa varierar mellan olika kunder beroende på storlek och förutsättningar. 

Att administrera tjänstepensioner och försäkringar är en grundläggande uppgift för arbetsgivare. Det handlar inte bara om att följa lagar och kollektivavtal, utan också om att infria löften till de anställda – löftet om trygghet, säkerställa rätt premier och att kunna vara transparent. Men vilka arbetsgivare behöver särskilt administrativt stöd och vad kan de vinna på att samarbeta med en expertpartner som FörsäkringsGirot?  

Varför är tjänstepensionsadministration så viktigt? 

Som arbetsgivare ansvarar du för att dina anställda har rätt lön, både idag och i framtiden. Tjänstepension och försäkringar är centrala komponenter i detta ansvar, men administrationen är ofta komplex. Många arbetsgivare står inför utmaningar som: 

• Komplexitet i regelverk och kollektivavtal: Olika pensionspolicys, löneväxling och månatliga rapporteringskrav (exempelvis till Collectum och Fora) kan vara både tidskrävande och komplexa att hantera.
  
• Bristande översikt: Utan rätt system och processer är det svårt att säkerställa att alla anställda får rätt pensionsgrundande lön och försäkringsskydd. Ofta är arbetsmomenten utspridda hos lön, ekonomi, HR med flera och det saknas ofta gemensamma moment som kan vara viktiga för att säkerställa kontroll.
  
• Hög risk för fel: FörsäkringsGirots granskningar visar att upp till 20 % av de anställda är felaktigt försäkrade. Detta leder till både ekonomiska risker för arbetsgivaren och lägre trygghet och pension för de anställda. 

För vilka arbetsgivare passar FörsäkringsGirot tjänster bäst? 

FörsäkringsGirot kan samarbeta med alla arbetsgivare inom privat sektor, men behoven ser olika ut beroende på organisationens storlek och komplexitet. 

• Större företag med över 500 anställda: Inom dessa företag finns ofta hög kompetens inom pensionsområdet och behoven är ofta kopplade till att hantera stora mängder data och säkerställa korrekt administration över flera kollektivavtal. Våra tjänster erbjuder en helhetslösning för samtliga anställda inom företaget.
  
• Mindre till medelstora företag: Dessa arbetsgivare kan behöva en specialiserad partner, eftersom tjänstepensionskompetensen ofta är begränsad i mindre företag. Dessutom efterfrågas ofta stöd för att digitalisera och effektivisera sin administration. Vårt systemstöd ger en användarvänlig lösning som möjliggör enkel hantering av tjänstepensionsadministration.
  
• Arbetsgivare med många leverantörer inom pensionsområdet: Många företag har flera försäkringsbolag, rådgivare och andra aktörer. Vi fungerar som en sammanhållande länk, vilket skapar transparens och förenklar administrationen samt hjälper till att säkerställa korrekthet mot de anställda. 

Fördelar med en partner kring administration av tjänstepension och försäkring? 

Våra kunder uppger ofta liknande förbättringar och mervärden kopplat till att ha FörsäkringsGirot som stöd i administration och uppdraget att hantera tjänstepension och förmåner: 

1. Effektivitet och tidsbesparing: När FörsäkringsGirot hanterar hela eller delar av administrationen, så frigörs tid för HR, ekonomi och löneavdelningen. 
2. Kvalitetssäkring och kontroll: Genom att identifiera personalhändelser och säkerställa korrekt rapportering minskar vi risken för felaktigheter och onödiga kostnader. 
3. Transparens och analys: Våra verktyg ger arbetsgivare full insyn i pensionskostnader och möjlighet att följa upp på individnivå. Det finns ofta önskemål att djupdyka i finansiell data och göra kostnadsuppföljningar och prognoser vilket underlättas av vårt systemstöd och gränssnitt. 
4. Trygghet och uppfyllande av arbetsgivarens löfte: De anställda kan vara säkra på att de får rätt pensioner och försäkringsförmåner – en viktig del av kundernas Employer Brand. 

Anpassade lösningar för olika behov 

Med FörsäkringsGirots skalbara och flexibla lösningar kan kunder välja den omfattning som passar bäst för verksamheten och interna processer. Vissa kunder lägger nästan över hela hanteringen till oss, medan andra vill utföra kritiska moment på egen hand med våra systemstöd. 

I våra kundmöten möter vi olika intressenter hos arbetsgivaren. Det är Lön, Compensation & Benefits, HR och Ekonomi som ofta involveras i frågor som rör pensionsadministration och många gånger förbättras de interna processerna mellan dessa funktioner tack vare implementeringen av FörsäkringsGirots tjänster.  

Vi erbjuder även en långsiktighet i våra tjänster då vi samarbetar med samtliga leverantörer, förmedlare, försäkringsbolag, HR-system, lönesystem med mera. Därmed kan vi snabbt korrigera kunders olika uppsättningar när till exempel leverantörsbyten sker. 

Summerat så vet vi att administration hanteras olika och med stor variation hos olika arbetsgivare, och kraven blir därför höga på anpassning och följsamhet som vi uppfyller. 

Sammanfattning 

De allra flesta större arbetsgivare behöver stöd för att hantera tjänstepensionsadministration – oavsett om det handlar om att få bättre översikt, effektivare processer eller att säkerställa trygghet för de anställda. Med FörsäkringsGirot som partner kan ni inte bara uppfylla ert ansvar som arbetsgivare utan också stärka ert Employer Brand genom att infria medarbetarlöftet. Behoven varierar, men målet är detsamma: en kvalitetssäkrad, effektiv och trygg administration som gynnar både arbetsgivaren och de anställda. Det ska vara lätt att göra rätt för arbetsgivaren och alla anställda i Sverige ska vara trygga med att de kommer få rätt framtida pension.  

Känner ni igen er i ovan beskrivning och upplever utmaningar i arbetet med administration av tjänstepension och försäkring?
Kontakta oss så berättar vi mer!