De flesta arbetsgivare utgår från att tjänstepensioner, försäkringar och förmåner hanteras korrekt. Processerna finns på plats, men när det kommer till att hantera medarbetarnas lön och tjänstepension finns det många system att bekanta sig med. Det kan vara svårt att veta vad de olika systemen gör och därför också svårt att veta när du behöver fler än ett. Låt oss dyka ned i de vanligaste systemen, vad deras styrkor är och hur du kan resonera kring dem för att hitta rätt lösning.
Tjänstepension är kanske viktigaste (och mest kostsamma) förmånen för dina medarbetare. Det är en förmån som visar din omtanke om medarbetaren, både idag och i framtiden. Men risken att det blir fel i hanteringen är stor. Läs mer om riskerna i felaktig hantering.
I din arbetsvardag har du mest trolig tillgång till såväl ett lönesystem som någon form av ekonomisystem för bokföring. Kanske kan det vara tillräckligt för dig och din verksamhet, men bara om du själv besitter god kunskap kring kollektivavtal, tjänstepensionsregler, bokföringsregler och bolagets pensionspolicy och individuella överenskommelser. Alternativt att dina valda leverantörer av lönesystem och ekonomisystem är experter på tjänstepensionshantering inom lön och ekonomi och har en månatlig process på plats för att följa upp avvikelser. Oavsett hur uppsättningen ser ut hos dig är det viktigt att förstå vad de olika tjänsterna kan hjälpa dig med och när du behöver komplettera med ytterligare kompetens.
Låt oss kika närmare på vad de olika tjänsterna gör och vad du kan förvänta dig av dem.
Ditt lönesystem är en viktig del av din arbetsvardag och en förutsättning för att säkerställa en korrekt lön till dina medarbetare. De viktigaste funktionerna som du ofta möter i ditt lönesystem är:
Det du behöver vara medveten om är dock att lönesystemen inte är en komplett hantering för tjänstepension och lönesystemsbyrån är sällan expert på pension, utan snarare lön.
Kontrollera gärna hur ditt lönesystem eller din lönesystemsbyrå kvalitetssäkrar följande:
Kontrollera även hur man gör löpande stämmer av att alla parter har korrekt information för att säkerställa att kvaliteten upprätthålls över tid.
Troligtvis har ni även någon form av ekonomisystem, som oftast ger dig stöd för följande funktioner:
Det är helt enkelt en bra lösning för att få koll och kontroll över ekonomi och administration i allmänhet.
Precis som lönesystemen inte är den kompletta lösningen för hantering av pension ur ett HR-perspektiv så är inte ekonomisystemen den kompletta lösningen för pensioner ur ett finansiellt perspektiv.
Det du inte får i ditt ekonomisystem är den 100%-iga kontrollen över att du gör rätt, till exempel:
Genom att använda ett särskilt utvecklat systemstöd för tjänstepensionshantering kan du få översyn och kvalitetssäkrad administration av dina medarbetares tjänstepension. Ett systemstöd för hantering av tjänstepension bör ha funktioner så som:
Det innebär en hubb som säkerställer att hela kedjan, från löneuppgift till pensionsbolag, är korrekt och effektiv. Med smidiga integrationer kan processer automatiseras, något som genererar minskade finansiella risker och effektiviserar daglig verksamhet.
Även om drömmen kanske hade varit att endast ha ett system eller verktyg, så finns det fördelar med att ha särskilda system med tydliga syften. Och när det kommer till hantering av tjänstepension så kan dessa tre lösningar tillsammans skapa ett flöde som ger både trygghet och effektivitet. Där var part är bäst på sitt.
Känner du dig osäker på hanteringen av dina medarbetares tjänstepension finns vi på FörsäkringsGirot tillgängliga för att hjälpa dig. Med över 30 års erfarenhet hjälper vi idag över 200 kunder att säkra deras medarbetares tjänstepension, försäkringar och förmåner. Vi jobbar med alla lönesystem, ekonomisystem och banker och har integrationer på plats för i stort sett alla lösningar.
Kontakta oss så berättar vi hur vi på FörsäkringsGirot kan hjälpa dig att förenkla och effektivisera er administration och på så sätt spara tid och leverera korrekta förmåner till era anställda.