Tjänstepensioner, försäkringar och förmåner är några av arbetsgivarens viktigaste personalinvesteringar – men också ett av de mest komplexa områdena att administrera.
Olika kollektivavtal, försäkringslösningar, regelverk och rapporteringskrav ställer höga krav på både kompetens och noggrannhet. Samtidigt sker administrationen ofta i bakgrunden, vilket gör att fel kan vara svåra att upptäcka innan konsekvenserna blivit både kostsamma och tidskrävande att hantera.
På den svenska marknaden finns flera olika typer av lösningar för administration av tjänstepension och försäkringar. De skiljer sig åt när det gäller ansvar, arbetssätt, kompetens, tekniskt stöd och hur administrationen finansieras. För arbetsgivare som vill fatta ett välgrundat beslut är det därför viktigt att förstå skillnaderna mellan olika alternativ.
Vi på FörsäkringsGirot tål att jämföras med våra konkurrenter, men fram för allt vill vi öka kunskapen hos arbetsgivare om det viktiga området som både handlar om trygghet, kvalitet och minskande av risker för bolaget, de anställda och i slutändan människors försäkringsskydd och framtida pension (eller som vi ofta uttrycker – framtida lön).
Nedan går vi igenom några av de viktigaste områdena att utvärdera vid val av partner för pensions- och försäkringsadministration.
God läsning!
FörsäkringsGirot har arbetat med administration av tjänstepensioner och försäkringar sedan 1994 och administrerar idag över 300 000 anställdas pensioner och försäkringar. Erfarenheterna från arbetet med hundratals arbetsgivare ligger till grund för de råd och perspektiv som presenteras i den här guiden.
För många arbetsgivare är tjänstepension och försäkringar en av verksamhetens största personalrelaterade investeringar. Samtidigt är det ett område som sällan får samma uppmärksamhet som lön, rekrytering eller kompetensutveckling.
Det är lätt att förstå varför.
Regelverken är omfattande, avtalen många och administrationen sker ofta i bakgrunden. Så länge allt fungerar är det få som funderar över processen. Men när något blir fel kan konsekvenserna bli både kostsamma och tidskrävande att hantera.
Därför är valet av partner för administration av tjänstepension, försäkringar och förmåner en viktig strategisk fråga för arbetsgivare.
1. Börja med att definiera ert behov
Alla organisationer har inte samma förutsättningar.
En mindre verksamhet med ett fåtal anställda och ett kollektivavtal har ofta helt andra behov än en organisation med flera hundra medarbetare, flera kollektivavtal eller verksamhet i olika bolag.
Innan ni jämför leverantörer bör ni därför ställa några grundläggande frågor:
När behoven är tydliga blir det också enklare att avgöra vilken typ av lösning som passar bäst.
Läs mer om hur det är att arbeta med FörsäkringsGirot.
2. Förstå hur ansvaret är fördelat
En vanlig missuppfattning är att ansvaret automatiskt flyttas till en extern leverantör när administrationen outsourcas.
Så fungerar det sällan.
Arbetsgivaren har i regel alltid det yttersta ansvaret för att rätt uppgifter rapporteras och att rätt pensioner och försäkringar administreras.
Det som skiljer olika lösningar åt är därför ofta:
Ju tydligare ansvarsfördelningen är, desto lättare blir det att minska risker och undvika missförstånd.
3. Hur oberoende är lösningen?
En aspekt som sällan diskuteras är hur oberoende den administrativa lösningen är.
På marknaden finns aktörer med olika affärsmodeller. Vissa är kopplade till ett försäkringsbolag, andra till en rådgivningsverksamhet eller förmedlare, medan andra arbetar helt fristående från de produkter som administreras.
Det behöver inte vara bättre eller sämre, men det kan påverka hur flexibel lösningen är över tid.
För arbetsgivare kan det därför vara klokt att ställa frågor som:
För många organisationer blir detta framför allt en fråga om långsiktig flexibilitet och valfrihet.
Läs mer om vikten av oberoende partners
4. Titta på processen – inte bara systemet
Vid upphandlingar hamnar fokus ofta på teknik och funktionalitet.
Men administration av tjänstepension handlar sällan bara om system.
Bakom varje rapportering finns processer, rutiner och människor som behöver samarbeta.
Fundera därför på frågor som:
I många fall är det processerna som avgör kvaliteten snarare än själva tekniken.
5. Säkerställ att rätt kompetens finns tillgänglig
Tjänstepension och försäkringar är områden som påverkas av kollektivavtal, skatteregler, lagstiftning och förändringar på arbetsmarknaden.
Det innebär att kompetens är minst lika viktigt som systemstöd.
När ni utvärderar en partner kan det vara klokt att undersöka:
För många arbetsgivare är det just tillgången till specialistkunskap som skapar störst värde över tid.
6. Tänk långsiktigt
Organisationer förändras.
Nya kollektivavtal tillkommer. Lönesystem byts ut. Företag förvärvas eller omorganiseras.
Därför är det viktigt att välja en lösning som fungerar även när verksamheten utvecklas.
Frågor som kan vara värda att ställa är:
En lösning som fungerar idag behöver också fungera om fem eller tio år.
7. Förstå affärsmodellen bakom tjänsten
Oavsett vilken lösning man väljer är det viktigt att förstå hur den administrativa tjänsten fungerar och finansieras. Olika aktörer har olika affärsmodeller. I vissa fall betalar arbetsgivaren en tydlig administrationsavgift. I andra fall kan administrationen finansieras på andra sätt, exempelvis som en del av ett större erbjudande eller genom avgifter kopplade till pensionslösningen.
Be om tydlighet kring:
Ju bättre förståelse ni har för upplägget, desto enklare blir det att fatta välgrundade beslut.
8. Se administration som en del av medarbetarlöftet
Tjänstepension och försäkringar är inte bara en administrativ fråga.
För många medarbetare är det en viktig del av den totala ersättningen och den ekonomiska tryggheten.
En väl fungerande administration bidrar därför inte bara till ordning och reda internt. Den hjälper också arbetsgivaren att säkerställa att medarbetarna får de förmåner och pensionsavsättningar som utlovats.
På så sätt blir administrationen en viktig del av arbetsgivarens långsiktiga medarbetarlöfte.
Sammanfattning
Det viktiga är att utgå från verksamhetens behov och förstå vilka krav som ställs på kvalitet, kompetens, flexibilitet och stöd.
När ni utvärderar olika alternativ kan det vara klokt att fokusera på:
Ju bättre förståelse ni har för dessa områden, desto större är sannolikheten att ni hittar en lösning som fungerar både idag och i framtiden.
På FörsäkringsGirot har vi arbetat med tjänstepensionsadministration i över 30 år. Vi värderar vår kompetens och expertis högt och säkerställer att vi och vårt system är anpassat till de förändringar som sker. Både sett till teknisk utveckling såväl som förändringar inom regelverk och kollektivavtal. Som aktör på marknaden i över 30 år och med över 200 kundföretag har vi erfarenheten och vanan att hantera även de ovanligaste problemen och förändringarna som uppstår.
Som en oberoende aktör på marknaden innebär det att vi inte ger pensionsrådgivning, och att vi inte premierar olika typer av försäkringslösningar. Vi tror nämligen att du som arbetsgivare är bäst lämpad att ta beslut om vilka pensionslösningar som passar din verksamhet bäst. Vi sätter en stor stolthet i att vi är en fristående partner som samarbetar med samtliga aktörer på marknaden.
Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa dig!
✓ Hur ser betalningsmodellen ut för tjänsten?
✓ Är lösningen oberoende av försäkringsbolag och rådgivare?
✓ Vad ingår faktiskt i tjänsten?
✓ Kan vi behålla samma administrativa lösning om vi byter försäkringsbolag eller rådgivare?
Vill du veta mer om FörsäkringsGirots tjänster och få svar på ovan frågor?