Vad får ni egentligen för pengarna?

När arbetsgivare jämför pensionsadministration hamnar priset ofta högt på listan. Det är rimligt. Men den intressanta frågan är egentligen större: Vad kostar administrationen totalt – och vad får ni för pengarna? Förutom leverantörens pris finns intern tid, kontroller, felhantering och risken för avvikelser som kan ligga oupptäckta i flera år.

Lönefilen gick igenom. Rapporteringen fungerade. Fakturan betalades. Ändå var det fel. Det är just därför som pensionsadministration handlar om betydligt mer än att få en process att rulla varje månad.

En tjänsteman på ett företag med kollektivavtal ITP hade under flera år ett fast biltillägg på 5 000 kronor i månaden. I arbetsgivarens pensionspolicy hade ersättningen klassificerats som icke pensionsgrundande och därför inte räknats in i den pensionsmedförande lönen. Men enligt ITP-reglerna skulle ett sådant fast biltillägg räknas med. Collectums vägledning anger att ett fast lönetillägg som betalas i stället för tjänste- eller förmånsbil är pensionsmedförande inom ITP.

Så fortsatte det från 2014 till 2022.

När felet korrigerades beräknades arbetsgivarens kostnad till cirka 267 000 kronor – för en enda individ. I beloppet ingick uteblivna premier, premietillägg och ränta. För medarbetaren hade den felaktiga rapporteringen inneburit att pensionspremier saknades.

267 000 kronor är inte en summa som ska användas för att skrämmas.

Det intressanta är något annat.

Under flera år kunde den löpande processen fortsätta.

Och det är kanske den viktigaste frågan att ställa om pensionsadministration:

Hur upptäcker man fel i tid när allt på ytan ser ut att fungera?

Ett fungerande flöde behöver inte ge rätt resultat

Ett fungerande administrativt flöde behöver inte innebära att resultatet är korrekt. För de flesta arbetsgivare sker pensionsadministrationen i bakgrunden.

Lönefilen skickas. Uppgifter rapporteras. Fakturor kommer och betalas. Kostnader bokförs.

Månaden stängs.

Nästa månad börjar.

Så länge inget uppenbart går fel finns det heller inte alltid någon anledning att ifrågasätta processen.

Men i en nyligen genomförd nulägesanalys hos ett internationellt bolag med cirka 1 000 anställda visade sig verkligheten vara mer komplicerad.

Syftet med analysen var att säkerställa att pensions- och försäkringsadministrationen fungerade korrekt. Administrationen fungerade i grunden – men när den granskades i detalj hittades samtidigt avvikelser i flera pensionslösningar.

• Inom ITP 1 hade cirka 24 av 265 personer en avvikande pensionsmedförande lön eller försäkringsstatus.
  
• För ITP 2 handlade det om cirka 51 av 317 personer
  
• Inom SAF-LO om cirka 76 av 361 personer med avvikelser i fakturering eller försäkringsstatus.
  
• I den preliminära analysen av Alternativ ITP identifierades avvikelser hos upp till 19 av 58 personer.

Grupperna kan överlappa, vilket innebär att siffrorna inte ska läggas ihop till ett totalt antal berörda medarbetare. Det här är ett enskilt företag och siffrorna ska inte generaliseras till alla arbetsgivare.

Men caset illustrerar något viktigt:

Administrationen kan fungera varje månad utan att det för den skull behöver vara korrekt.

Det räcker inte att filen till Collectum eller någon annan extern part går igenom.

Varför?

Tjänstepensionsadministration är inte bara en rutin som ska utföras effektivt. Helheten behöver också kvalitetssäkras genom rätt kontroller och kompetens inom lön, tjänstepension och försäkring. Löneuppgifter ska först vara rätt. Rätt ersättningar ska ingå i den lön som ligger till grund för pensionen. Förändringar i anställningen ska fångas upp. Informationen ska rapporteras vidare till rätt mottagare. Faktureringen ska motsvara det som rapporterats. Premier ska betalas, kostnader bokföras och skatteunderlag hanteras korrekt.

I FörsäkringsGirots månadsprocess ingår exempelvis import och kontroll av data, rapportering till externa aktörer, fakturahantering, fakturakontroll, betalningsunderlag, betalning och bokföring.

Ett fel tidigt i kedjan kan följa med genom hela processen utan att något system stoppar den. En felaktigt klassificerad löneart kan exempelvis rapporteras vidare, ligga till grund för en premie och resultera i en faktura som betalas – trots att ursprungsuppgiften var fel. I nulägesanalysen som vi genomförde visade det sig att vissa lönearter inte hade inkluderats i beräkningen av pensionsgrundande lön trots att de enligt regelverk och policy skulle ingå. Det saknades dessutom en systematisk kontroll av att rapporteringen till administrationsbolagen faktiskt stämde överens med försäkringsbolagens fakturering.

Det är här en stor del av värdet i pensionsadministrationen finns. Inte i att flytta en fil från ett system till ett annat. Utan i att kontrollera att informationen är korrekt genom hela kedjan.

Kontroll kräver också hantering

I ett annat verkligt exempel rapporterade en arbetsgivare en slutlön för en medarbetare inom ITP1 som skulle sluta på 105 000 kronor till Collectum enligt ordinarie rutin.

Eftersom beloppet var ovanligt högt skapades en felpost.

Kontrollen fungerade alltså.

Problemet?

Ingen hos arbetsgivaren hanterade felposterna.

Medarbetaren var 35 år. Om avvikelsen hade blivit liggande fram till pensionering vid 66 års ålder och inte upptäckts hade medarbetaren gått miste om motsvarande 357 633 kr vid pensionering utifrån dagens beräkningsförutsättningar. Beräkningen är ett räkneexempel och inte en prognos över faktiska nivåer om 30 år. Hade det däremot upptäckts, så hade arbetsgivaren fått stå för hela kostnaden.

Det illustrerar en annan viktig skillnad.

Att ett kontrollsystem identifierar en avvikelse är inte samma sak som att avvikelsen blir hanterad. Någon måste också förstå avvikelsen, äga frågan och se till att den blir löst.

Det är en viktig poäng.

När tjänstepensionsadministrationen outsourcas bör värdet därför bedömas utifrån resultatet: att rätt person får rätt pension och rätt försäkringsskydd och att arbetsgivaren kan leva upp till sitt medarbetarlöfte.

Tid går åt även när inget är fel

Alla kostnader handlar förstås inte om fel.

En betydligt enklare del av ekvationen är den tid som den löpande administrationen tar.

När Fora gick över till månadsrapportering uppskattade Husqvarna att deras interna hantering för omkring 700 arbetare skulle ha krävt ungefär en arbetsdag varje månad.

På ett år motsvarar det omkring två och en halv arbetsveckor.

Det är ett konkret sätt att svara på frågan om vad extern administration kan vara värd i frigjord intern arbetstid.

Den interna tidsåtgången är en del av kostnaden. Till det kommer de ekonomiska och administrativa konsekvenser som kan uppstå när pensionshanteringen blir fel.

Vad säger kunderna själva?

I FörsäkringsGirots senaste kundundersökning uppgick effektiviseringsindex till 74 av 100. Det säger inte vad effektiviseringen är värd i kronor, men visar att kunderna i hög grad upplever att tjänsten effektiviserar deras arbete.

Men effektivisering är bara en del av värdet. Att minska den interna administrationen är positivt – men bara om kvaliteten samtidigt kan säkerställas. Den relevanta frågan blir därför inte bara hur mycket tid administrationen tar, utan hur väl organisationen kan kontrollera att resultatet faktiskt blir rätt.

Några frågor är särskilt viktiga:

Kan ni följa de löneuppgifter som ligger till grund för pensionen hela vägen från löneart till rapporterad premie?

Vem fångar upp och ansvarar för avvikelser och felposter?

Stäms rapporterade uppgifter av mot fakturering och faktisk försäkringsstatus?

Vad händer när ni introducerar en ny löneart, ändrar pensionspolicy, förvärvar ett bolag eller får en individuell pensionslösning som avviker från standarden?

Och kan ni i efterhand visa vilka kontroller som faktiskt har genomförts?

Kan ni svara tydligt på frågorna ovan har ni goda förutsättningar att bedöma om administrationen faktiskt är under kontroll, inte bara om den fungerar.

Det är en bättre utgångspunkt när man ska bedöma vad extern pensionsadministration faktiskt är värd. Det handlar inte bara om att få processen att rulla – utan att upptäcka när något är fel, även när allt på ytan ser ut att fungera.

En fristående expert

På FörsäkringsGirot har vi arbetat med tjänstepensionsadministration i över 30 år. Vi värderar vår kompetens och expertis högt och säkerställer att vi och vårt system är anpassat till de förändringar som sker. Både sett till teknisk utveckling såväl som förändringar inom regelverk och kollektivavtal. Som aktör på marknaden i över 30 år och med över 200 kundföretag har vi erfarenheten och vanan att hantera även de ovanligaste problemen och förändringarna som uppstår.

Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa dig!