Som arbetsgivare har du ett långtgående ansvar att säkerställa en korrekt pension för dina anställda. Den allmänna pensionen finansieras med arbetsgivaravgifter, som läggs på den anställdes grundlön och betalas till staten. Men när var senast som du såg över ert övriga tjänstepensionserbjudande och tillhörande hantering? Om ingen översyn har gjorts på ett tag är det kanske dags att ta tag i frågan nu. Särskilt om det har skett förändringar internt eller i lag och avtal.
Tjänstepension är ett komplext område och otroligt viktigt att hantera korrekt. Tjänstepension är ofta en av ett tjänsteföretags största kostnadsposter och en avgörande del i medarbetarlöftet, vilket därigenom bör ges stor uppmärksamhet från alla HR- och ekonomiavdelningar. Även om du har kollektivavtal och kanske även en försäkringsrådgivare knuten till ditt företag, så är det alltid du som arbetsgivare som äger frågan och i slutändan är ansvarig. Lär dig mer om vilka risker du står inför om hanteringen inte sker korrekt.
Med över 30 års erfarenhet av tjänstepensionsadministration har vi på FörsäkringsGirot kunskapen och förmågan att få en snabb och tydlig överblick för att ge dig trygghet i hur du kan arbeta mer effektivt och kvalitetssäkrat.
Det är alltid bra att regelbundet se över sin befintliga lösning och utvärdera om den fungerar på det sätt du behöver och förväntar dig. Men vid vissa tillfällen kan det vara extra viktigt att hålla koll på att era processer är korrekta och uppsatta på rätt sätt.
Låt oss kika på sex olika tillfällen då det kan vara särskilt befogat att se över och kvalitetssäkra sin pensionshantering.
Regler och riktlinjer kring hur du ska hantera dina anställdas tjänstepensioner uppdateras och förändras löpande
I samband med att större förändringar träder i kraft är det extra viktigt att du har koll på hur det påverkar din rapportering och att din hantering är anpassad för att hantera det nya regelverket. Särskilt om du hanterar det hela på egen hand. Har du en extern samarbetspartner bör de kunna svara på hur de anpassar sina processer och rutiner för att vara i linje med det nya.
Har du inte sett över din hantering på länge finns risken att du missat att applicera nya regelverk och riktlinjer. Eller att de har applicerats felaktigt. Något som är viktigt att upptäcka, så att rättning kan göras och att hanteringen framåt kan ske korrekt.
I samband med omstruktureringar,, fusioner eller förvärv ligger det kanske inte högst på agendan att se över sin pensionshantering. Men faktum är att de företagsförändringar som sker kan ha stor påverkan på er tjänstepensionshantering. Och du bör avsätta tid och ta hjälp för att förstå vilken inverkan dessa företagsförändringar kan ha. Det kan då handla om; nya pensionsplaner som tillkommer eller försvinner, förändringar i överenskommen övergångsperiod, tidigare pensionsgrundande intjänande med mera.
Era befintliga processer kan även ha behov av att uppdateras i samband med att det sker personalförändringar. De processer som funnits sedan tidigare har sannolikt utvecklats för att hantera en viss mängd av data. När omfattningen förändras behöver du se över om er hantering behöver uppdateras.
Ditt tjänstepensionserbjudande borde vara en viktig del av ditt förmånspaket, och det är därmed viktigt att du håller det du lovar. I samband med att du ser över ditt förmånspaket och din pensionspolicy behöver du alltså säkerställa att din tjänstpensionshantering stämmer överens med ditt nya löfte och att den är genomförbar i praktiken. Du bör vara uppmärksam på om lösningen är svår att administrera för då finns det risk för att den appliceras felaktigt eller inte alls.
En välformulerad pensionspolicy kan vara en konkurrensfördel i samband med rekryteringar och i ditt arbete att säkerställa ditt arbetsgivarvarumärke.
Läs mer om varför du behöver en tydlig pensionspolicy och hur du säkerställer dess innehåll.
Tjänstepension är ett komplext område i sig själv, så det finns ingen anledning att göra det mer komplext än det behöver vara. Som arbetsgivare kan det uppkomma utmaningar med att flera leverantörer och pensionsplaner behöver hanteras parallellt. De olika pensionsplanerna kan även ha olika rapporteringskrav som du som arbetsgivare behöver hantera.
Genom att regelbundet se över att din pensionshantering med hänsyn till såväl rapporteringskraven som pensionsplaner, minskar du risken för att dina medarbetare är felförsäkrade. Samtidigt som du får möjligheten att se över att du har den mest effektiva processen för att hantera frågan hos er.
Att byta ut en leverantör eller ett system är sällan en enkel uppgift, men det är viktigt att du även tänker på din pensionshantering om det är system som på något vis är knutna till din tjänstepensionsadministration.
I samband med att du byter en part som på något sätt kopplar an till tjänstepensionsadministrationen är det viktigt att du säkerställer att pensionshanteringen även fortsatt sker korrekt och att inga uppgifter tappas bort.
Tjänstepensionsadministration kräver särskild kompetens för att säkerställa att den sker korrekt. Men även med hög kompetens och lång erfarenhet kommer det alltid att finnas risker kopplade till manuell hantering. Det är enkelt att missa förändringar, eller att fånga upp felaktigt inrapporterad data.
Tack vare den tekniska utvecklingen och möjligheten att automatisera många processer finns det alltså stora tidsbesparingar att göra genom att använda ett anpassat systemstöd för att effektivisera dina processer.
Så kan du förenkla och effektivisera din tjänstepensionsadministration.
Att se över sin hantering, med eller utan extern part, kan ge dig bättre kontroll av din pensionshantering samtidigt som du minskar risken för fel. Ett arbete som kan se ut som en tidstjuv vid första anblick, men som i slutänden syftar till att frigöra tid för dig och dina medarbetare. En effektivisering som lönar sig i längden.
Ta del av ett insiktsdrivet och lärorikt samtal kring utmaningar och risker inom tjänstepensionsadministration.