Hantering av verksamhetens tjänstepension kan ske på flera olika sätt. Att tjänstepensionsadministration är ett komplext område gör det inte hela lättare att hitta rätt lösning. Låt oss titta på olika faktorer som är viktiga att ta hänsyn till i ditt val av administrationslösning.
Felaktigt hanterade tjänstepensioner kan bli dyrt för dig som arbetsgivare. Något som bland annat kan kopplas till att det kan ta tid att upptäcka fel som uppstått. Något som innebär att felaktiga rapporteringar och betalningar kan ha pågått under längre tid, vilket i sin tur kan innebära kostsamma och tidskrävande korrigeringar när de väl upptäcks. Att säkra sin tjänstepensionshantering genom att använda särskilt utvecklade system och att ta in experthjälp kan därmed vara en räddare i nöden.
Idag finns det olika typer av lösningar tillgängliga på marknaden gällande tjänstepensionsadministration. Låt oss kika på några av de stora skillnaderna mellan de lösningar som erbjuds idag.
Om din verksamhet har avtal med en försäkringsförmedlare finns det ofta möjlighet att teckna försäkringar via förmedlarens upphandlade pensionsplaner/försäkringslösningar. Det ger dig en helhetslösning på en och samma plats. Det ger dig färre kontaktytor och en sammanhållen pensionshantering.
Prissättningen för en sådan helhetslösning kan ibland vara svår att få överblick över. Kostnaden är inte alltid specificerad över vad som är försäkringsförmedling (rådgivning) respektive administrationshantering, som till exempel vid provisionsupphandlade försäkringslösningar. Då kan det vara den anställde som tar hela kostnaden genom högre avgifter i pensionsförsäkringen. Vilket gör det svårt att få jämförbarhet mellan olika lösningar.
Många lönehanteringssystem kan idag även hjälpa dig med din tjänstepensionsadministration. Tjänstepension är framtida lön för medarbetaren, så kopplingen är inte särskilt långsökt. Du har även all information i systemet redan, och du kan sköta administrationen på ett och samma ställe. Det kan dock innebära begränsad funktionalitet och flexibilitet, särskilt om du har flera pensionslösningar och om regelverk eller pensionspolicy uppdateras, då detta inte är leverantörens huvudsyssla.
Att välja en enskild tjänstepensionsadministratör ger dig möjlighet att utvärdera andra leverantörer fritt, och inte känn dig bunden till olika partners. Med en partner som endast hanterar tjänstepensionsadministration finns expertis och hög kompetens inom området. Det skilda fokuset på endast en tjänst möjliggör även stor förståelse för hur olika regelverk och förändringar har en inverkan på din pensionsrapportering.
Söker du en oberoende lösning med spetskompetens inom tjänstepensionsadministration så kan vi på FörsäkringsGirot vara rätt lösning för dig.
Det kan vara svårt att värdera de olika typerna av lösningar mot varandra. Det är därför viktigt att ha en grundkunskap om de olika lösningarna, och hur era behov ser ut.
Då tjänstepensionsadministration är ett komplext område finns det stor nytta att antingen ha kompetens internt eller att säkerställa hög kompetens externt. En kombination av de två är självklart att rekommendera. Intern kompetens blir lätt personberoende, medan den externa kompetensen ofta är mindre personberoende och med större möjligheter att hålla sig uppdaterade med förändringar av regelverk och riktlinjer.
Det är lätt att det blir fel så fort vi blandar in manuella processer, oavsett vilken typ av arbetsuppgift eller administration det gäller. Att använda sig av ett automatiserat och digitalt systemstöd minskar riskerna för handhavande fel, och säkerställer att rapportering och hantering sker korrekt.
Trots automatiserade och digitala system finns det ofta frågor som behöver diskuteras med en person. Det kan därmed vara viktigt att fundera över hur organisationen hos din valda administrationslösning ser ut, och vilka kontaktytor du kan förvänta dig. På grund av tjänstepensionens komplexitet kan det vara särskilt viktigt att säkerställa en trygg kontakt med hög kompetens.
Eftersom du som arbetsgivare sitter på det slutgiltiga ansvaret för att tjänstepensionen hanterats korrekt är det såklart viktigt att du kan få en inblick i alla de händelser som sker. Med en administrationslösning där du själv kan gå in i systemet och se de olika händelserna och genom att kunna rådfråga din kontaktperson om olika händelser syftar till att ge dig trygghet och insyn.
Eftersom du i din pensionsadministration hanterar stora mängder persondata är det viktigt att säkerställa att din leverantör kan garantera en hög informationssäkerhet. Utöver att ha ledningssystem och säkerställa av kompetens inom informationssäkerhet internt bör din leverantör kunna visa på ett löpande och systematiskt informationssäkerhetsarbete för att skydda såväl egna som kundens informationstillgångar.
Beroende på hur din verksamhet ser ut och övriga tjänster du köper in kan såklart dina behov av administrativ lösning se olika ut. Det kan finnas fördelar att använda en lösning knuten till din försäkringsförmedlare, att sköta delar av administrationen själv, eller att förlägga hela tjänstepensionsadministrationen hos en enskild partner. Eftersom dina behov kan förändras över tid kan det vara bra att se över vilka ytterligare tjänster som kan erbjudas framåt.
Utifrån vår erfarenhet så vet vi att administration av tjänstepension och försäkringar kan se väldigt olika ut hos arbetsgivare, och därmed behoven av stöd.
Med FörsäkringsGirot får du:
Kontakta oss så berättar vi hur vi på FörsäkringsGirot kan hjälpa dig att förenkla och effektivisera er administration och på så sätt spara tid och leverera korrekta förmåner till era anställda.
En utebliven eller felaktig löneutbetalning uppmärksammas ofta omgående. Tyvärr ser det inte likadant ut när det gäller pensionsinbetalningar. Trots att det handlar om medarbetarens framtida lön. Som arbetsgivare har du ett långtgående ansvar att det blir rätt. Och det är därmed en viktig fråga att hålla koll på.
Lär dig mer om hur du kan få kontroll på dina pensionskostnader.