De flesta arbetsgivare utgår från att tjänstepensioner, försäkringar och förmåner hanteras korrekt. Processerna finns på plats, rapporteringen sker löpande och administrationen är ofta en naturlig del av lönehanteringen.
FörsäkringsGirots granskningar visar dock att fel är betydligt vanligare än många tror. Vissa analyser visar risk att upp till var femte anställd kan vara felförsäkrad. Problemet är också att dessa fel sällan märks direkt.
Ett område där fel kan pågå i många år
Till skillnad från lön upptäcks fel i tjänstepension och försäkringar sällan omedelbart. Det kan ta flera år innan avvikelser blir synliga och ibland först när en medarbetare går i pension eller när en försäkring ska användas.
Vanliga exempel är:
Eftersom pensionsadministration ofta involverar flera funktioner och personer – HR, lön och ekonomi – är det lätt att information faller mellan system eller att ansvarsfördelningen blir otydlig. Mänskliga faktorn och brister i månatliga processer är också sådant som spelar in.
I organisationer där pensionsadministrationen granskas visar det sig ofta att:
Det handlar sällan om stora misstag. Ofta uppstår mindre avvikelser i vardagliga processer – till exempel vid löneändringar, organisationsförändringar eller när nya medarbetare anställs.
Över tid leder dock små avvikelser till större konsekvenser.
Fel i pensions- och försäkringsadministration påverkar både organisationen och medarbetarna.
För arbetsgivare kan fel innebära:
När fel upptäcks i efterhand kan det dessutom vara svårt att analysera vad som faktiskt rapporterats över tid för att hitta och rätt felaktigheter.
Felaktig pensionsadministration kan innebära att en anställd får:
Eftersom pension byggs upp under många år kan även små avvikelser få stor effekt i slutändan.
En av de största utmaningarna med pensionsadministration är att fel ofta inte syns i vardagen.
Lönen betalas ut varje månad och fungerar som den ska. Men pensionspremier och försäkringar är långsiktiga system där fel kan pågå under många år utan att någon reagerar.
Därför är det många arbetsgivare som först upptäcker avvikelser när de aktivt granskar sin pensionshantering.
För de flesta organisationer handlar första steget inte om att förändra allt, utan om att förstå hur administrationen faktiskt fungerar idag.
En nulägesanalys kan till exempel ge svar på:
Genom att analysera nuläget går det att identifiera eventuella avvikelser och skapa bättre kontroll över pensionsadministrationen.
För många organisationer blir en genomgång av pensionsadministrationen ett sätt att:
I grunden handlar det om att skapa transparens i ett område som annars blir svårt att överblicka.
Genom en nulägesanalys kan du få en tydlig bild av hur er pensionsadministration fungerar idag – och om det finns risker eller avvikelser att hantera.
I våra granskningar har vi kunnat se att ungefär var femte anställd är felförsäkrad. Något som är möjligt att undvika om du har en kontrollerad och säker rapportering och administrationsrutin.