Ett svenskt bolag med cirka 1000 anställda ville säkerställa att pensionsadministrationen fungerade korrekt och i enlighet med gällande regelverk. En nulägesanalys genomfördes därför tillsammans med FörsäkringsGirot för att granska rapportering, pensionsgrundande löner och administration av tjänstepensioner.
Analysen visade att avvikelser förekom i flera pensionslösningar och att vissa fel hade uppstått i rapporteringen mellan lönesystem, administrationsbolag och försäkringsleverantörer. I vissa fall identifierades avvikelser i upp till 33 % av rapporteringen.
Resultat från analysen
✔ Avvikelser identifierades i flera pensionslösningar
✔ Cirka 10 % av tjänstemännen hade avvikande pensionsgrundande lön eller försäkringsstatus
✔ Upp till 33 % av Alternativ ITP innehöll avvikelser i den preliminära analysen
✔ Brister i avstämning mellan pensionsrapportering och fakturering upptäcktes
När bolagets data, rapportering och administration analyserades i detalj identifierades flera avvikelser mellan lönesystem, rapportering till administrationsbolag och fakturering från försäkringsleverantörer.
En av de viktigaste insikterna var att cirka 10 % av tjänstemännen hade en avvikande pensionsgrundande lön eller försäkringsstatus, vilket innebär att fel pensionspremier kan ha rapporterats vidare.
Vid en närmare genomgång av olika pensionslösningar framkom ytterligare avvikelser:
Flera av avvikelserna kunde kopplas till hur pensionsgrundande lön beräknades i lönesystemet, där vissa lönearter inte ingick i beräkningen trots att de enligt regelverk och policy skulle vara pensionsgrundande.
När pensionsgrundande löner rapporteras felaktigt kan det få flera konsekvenser.
För den anställde kan det innebära att pensionspremierna blir för låga eller för höga. Det kan också påverka ersättningen från sjukförsäkringen, eftersom ersättningen i många fall baseras på den pensionsgrundande lönen.
För arbetsgivaren kan felaktigheter innebära ekonomiska avvikelser, retroaktiva korrigeringar och administrativa utredningar.
Analysen visade också att bolaget saknade en systematisk kontroll för att säkerställa att rapporteringen till administrationsbolag faktiskt stämde överens med faktureringen från försäkringsbolagen. Det innebär en risk att fakturor betalas utan att det finns full säkerhet i att de speglar korrekt pensionsrapportering.
I bolagets organisation fanns flera faktorer som bidrog till komplexiteten i pensionsadministrationen:
Totalt omfattade analysen pensionsadministration för flera bolag inom koncernen och olika kollektivavtalsområden.
Pensionsadministration är dessutom ett område som förändras kontinuerligt i takt med uppdaterade regelverk och förändringar i kollektivavtal.
Genom nulägesanalysen kunde FörsäkringsGirot identifiera var och hur i bolagets processer avvikelserna uppstod och vilka åtgärder som behövde genomföras.
Bland annat rekommenderades:
Analysen visade också behovet av att samla pensionsadministrationen mer systematiskt inom organisationen för att minska personberoende och förbättra uppföljning.
En samlad slutsats från analysen var att pensionsadministrationen i grunden fungerade hos bolaget, men att mindre avvikelser i processerna över tid hade skapat fel som annars hade varit svåra att upptäcka.
Utifrån FörsäkringsGirots erfarenhet är det en vanlig situation i många organisationer där pensionsadministrationen hanteras i flera olika system och av flera olika funktioner.
Genom en nulägesanalys får du en tydlig bild av hur pensionsadministrationen fungerar idag och om det finns risker eller avvikelser att hantera.
Testa FörsäkringsGirots kalkylator och få en uppskattning av vad fel i administrationen kan kosta.
Få svar direkt!