Innan du börjar COINS Förändringsrapportering detekterar och rapporterar försäkringshändelser. Varje händelse hittas genom att COINS kontrollerar olika bevakningspunkter på de anställda. Alla bevakningspunkter har parametrar som anpassas till företagets pensions- och försäkringspolicy.

Lönefilen och företagets regelverk styr COINS Förändringsrapportering

Hela anställningsregistret med pensionsgrundande lönedelar, frånvarohistorik, statuskoder med mera uppdateras och beräknas av COINS baserat på den lönefil som månatligen skickas från varje kunds lönesystem. Därför är det viktigt att lönefilen produceras i enlighet med de rutiner som har överenskommits mellan FörsäkringsGirot och kundföretaget. Företagets regelverk och policy, tillsammans med gällande lagar och regelverk för alla svenska företag, styr hur försäkringshändelser skall kontrolleras av Förändringsrapporteringen. COINS bevakar varje enskild anställd efter företagets regler. Tillhörighet till respektive regelverk utläses ur lönefilen efter anställningsform, personalkategori med mera.

Att tänka på vid Inträde p g a nyanställning.

Inträde med ”fel” PGL/KUB OBS! Det är viktigt att skicka iväg ett inträde så fort som möjligt för att undvika att den anställde går oförsäkrad i början av sin anställning! Eftersom lön kontrolleras varje månad av COINS kan det första inträdet skickas iväg med en ”uppskattad PGL” om korrekt lön inte kan exporteras till COINS vid tidpunkt för nyanställning. När rätt lön sedan har registrerats i lönesystemet och importerats till COINS via lönefilen kommer en löneändring att bevakas och visas i Förändringsrapporteringen. Datum för PGL kan justeras retroaktivt för korrekt uppdatering i försäkringsgivarens system.

Datum för inträde eller annan försäkringshändelse

Om datum för inträde (eller någon annan försäkringshändelse) är felaktigt kan det justeras direkt i COINS innan händelsen skickas. Inträde kan alltid ske med framtida eller retroaktivt datum. De flesta försäkringsgivare vill ha inträdet i förtid, det vill säga redan månaden innan anställningen tar sin början. Om datumet som visas i Förändringsrapporteringen är felaktigt beror det oftast på två saker: 1. Fel datum har registrerats i lönesystemet, till exempel löneändringsdatum 2. Alla lönesystem kan inte leverera alla nödvändiga datum för till exempel tjänstledighet, sjukfrånvaro och föräldraledighet., varför COINS måste uppskatta från vilket datum avanmälan eller återinträde skall gälla

Inträde bevakas och visas per försäkringsgivare

COINS kontrollerar vid varje inträde om den anställde skall rapporteras till samtliga försäkringsgivare. Det innebär ofta att en anställd skall rapporteras till flera försäkringsgivare samtidigt, exempelvis en nyanställd på ett ITP-företag som även uppfyller kravet för Alternativ ITP (s.k. tiotaggare). Ett sådant inträde visas under flera försäkringsgivares flikar. Alla inträden på grund av nyanställning måste bekräftas separat per försäkringsgivare för att COINS i fortsättningen skall veta till vem/vilka nästa försäkringshändelse skall rapporteras. Om inget inträde har godkänts för annan extern försäkringsgivare kommer alla försäkringshändelser i fortsättningen att redovisas under fliken ”Avvikelser”.